Office en ligne (ou “Office pour le web”) est la version web et gratuite de MS Office. Elle fournit Word, Excel, Powerpoint, OneNote et d’autres applications, dans des versions web.
Pour utiliser Office en ligne, vous devez disposer d’une connexion Internet et d’un compte Microsoft, c’est à dire un compte Hotmail, Outlook, Live, MSN, OneDrive… Vous travaillerez dans le cloud à partir de votre navigateur Web. Donc, vos fichiers seront automatiquement enregistrés dans OneDrive, le service cloud de Microsoft, ou lorsque vous le voudriez, sur votre périphérique local (ordinateur, smartphone ou tablette).
Pourquoi et quand utiliser Office en ligne?
L’avantage du service Office en ligne est qu’il vous permet d’utiliser gratuitement les applications de la suite bureautique Office sans avoir une version installée et donc sans avoir à acheter une licence, et d’y accéder de partout dans le monde à travers n’importe quel périphérique. A noter aussi la possibilité de partage et de travailler à plusieurs sur un même fichier, fonctionnalité détaillée dans un tutoriel dédié : Travailler à plusieurs sur Office en ligne via OneDrive.
Sommaire
A/ Quelles applications dans Office en ligne
B/ Comment accéder à Office en ligne
C/ Epingler une application Office en ligne à la barre latérale
D/ Word en ligne
– Interface générale de Word en ligne
– Onglets du ruban de Word en ligne
– Tableau comparatif Word en ligne vs Version bureau
E/ Excel en ligne
– Interface générale d’Excel en ligne
– Onglets du ruban d’Excel en ligne
– Tableau comparatif Excel en ligne vs Version bureau
F/ PowerPoint en ligne
– Interface générale de PowerPoint en ligne
– Onglets du ruban de PowerPoint en ligne
– Tableau comparatif PowerPoint en ligne vs Version bureau
G/ Enregistrer un fichier Office en ligne
H/ Modifier un fichier sur Office en ligne
I/ Changer la langue d’Office en ligne
A/ Quelles applications dans Office en ligne
Les principales applications et services proposés dans Office en ligne sont: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive, Teams, Skype, To Do, Forms, Calendrier, Clipchamp et Sway.
- Word, Excel et PowerPoint : applications bureautiques.
- Outlook : application de messagerie.
- OneNote : application de prise de notes.
- OneDrive : service de stockage en ligne.
- Teams : application de visioconférence et de collaboration.
- Skype : application de messagerie instantanée et d’appels vidéos.
- To Do : application de création de listes de tâches.
- Forms : application de création d’enquêtes et de questionnaires.
- Calendrier : application de gestion de rendez-vous et d’événements.
- Clipchamp : application de création vidéo.
- Sway : application de création et de compilation de contenu interactif.
B/ Comment accéder à Office en ligne
Pour bénéficier de la version Office en ligne, vous devez avoir un compte Microsoft (Outlook ou Hotmail); si vous n’en avez pas, créez-en un ici: https://signup.live.com/
Ensuite, allez sur https://www.microsoft365.com/ ou bien sur https://www.office.com/ et connectez-vous avec votre compte Microsoft, comme illustré ci-dessous:
Une fois connecté, vous arrivez sur l’écran d’accueil de Microsoft 365 (le nouveau nom donné à la suite Office, à part ses produits de version bureau).
La section du haut de cet écran d’accueil vous propose de créer des fichiers dans les principales applications d’Office en ligne; par exemple un document Word, une présentation PowerPoint, un classeur Excel, un formulaire, un questionnaire, etc. Mais vous pouvez créer d’autres types de fichiers en cliquant sur le bouton “Créer” au niveau de la barre verticale, tout à gauche.
Notez aussi que vous pouvez directement créer un fichier dans Office en ligne à partir de OneDrive, sur https://onedrive.live.com, en cliquant sur le bouton “Ajouter”, puis en choisissant le type de fichier que vous voulez. Voir l’illustration ci-dessous.
C/ Epingler une application Office en ligne à la barre latérale
Par défaut, seuls Word, Excel et PowerPoint sont épinglés dans la barre de gauche; mais vous pouvez y ajouter autant d’applications ou outils que vous voulez:
- Cliquez sur le bouton “Applications”.
- Au niveau de l’application voulue, cliquez sur les trois points.
- Dans le menu qui s’affiche, choisissez “Epingler”.
De la même façon, vous pouvez détacher une application; ou encore directement de la barre latérale en cliquant sur l’icône de l’application avec le bouton droit et en choisissant “Détacher”.
Passons maintenant à la présentation des 3 principales applications d’Office en ligne, Word, Excel et PowerPoint.
D/ Word en ligne
– Interface générale de Word en ligne
Je vous ai préparé l’illustration suivante pour vous présenter l’interface de Word en ligne:
– Onglets du ruban de Word en ligne
Le ruban de Word en ligne est composé des onglets principaux suivants:
- Menu Fichier : Contient des commandes pour créer un nouveau document, ouvrir un autre, ouvrir dans l’application de bureau (Section Informations), afficher et restaurer les versions précédentes du document (Section Informations), partager, enregistrer-sous (en tant que document Word ou PDF) et imprimer.
- Onglet Accueil : propose les commandes de mise en forme, rechercher et remplacer du texte, et la dictée par microphone.
- Onglet Insertion : pour insérer des sauts de pages, tableaux, images, liens hypertextes, tables des matières, en-têtes et pieds de pages, équations, symboles et émojis.
- Onglet Mise en page : pour modifier les paramètres de mise en page tels que les marges, l’orientation en portrait ou paysage, la taille du papier, la disposition en colonne et les retraits et espacements au niveau des paragraphes; ainsi que pour appliquer une couleur d’arrière-plan aux pages.
- Onglet Références : permet d’insérer et de gérer des tables des matières, ainsi que d’insérer des notes de bas de page et des citations.
- Onglet Révision : pour vérifier l’orthographe, afficher les statistiques du document, vérifier l’accessibilité, traduire, insérer et gérer des commentaires, ainsi que pour suivre et gérer les modifications apportées au document.
- Onglet Affichage : pour appliquer un mode d’affichage, le zoom, afficher les règles horizontales et verticale, le volet de navigation, ou insérer un entête ou pied de page, ou encore des notes de bas de page. vous y trouveriez aussi un bouton pour appliquer le mode sombre.
- Onglet Aide : qui comme son nom l’indique, vous permet d’obtenir de l’aide, soit à travers des articles, ou bien en contactant le support.
– Tableau comparatif Word en ligne vs Version bureau
Dans le tableau suivant, je compare les fonctionnalités de Word en ligne par rapport à la version bureau (sans abonnement):
Fonctionnalité | Word en Ligne | Word Version Bureau (sans abonnement) |
---|---|---|
Afficher et restaurer des versions précédentes du document | Proposée à partir du menu Fichier – Informations – Historique des versions | Fonctionnalité non proposée (La récupération automatique proposée dans les options de la version bureau de Word n’est pas aussi efficace). |
Partage | Le partage est plus direct est fluide, ce qui est tout à fait normal pour une application en ligne. Le bouton “Partager” (en haut à droite du document) ou la section “Partager” du menu Fichier vous permettent de partager le document. | Le partage est aussi possible à partir du menu “Fichier”, mais n’est pas aussi simple et fluide que pour Word en ligne. |
Mise en forme du texte | Nombre limité de polices gratuites. | Plus de polices et plus d’effets de texte dans le groupe Police de l’onglet Accueil. |
Dictée par microphone | Proposée dans l’onglet Accueil. | N’est disponible qu’à partir de Word 2021. |
Images | Permet le redimensionnement des images insérées, leur alignement, rotation, rognement et application de bordure et de dessin. | Fonctionnalités supplémentaires dans l’édition des images telles que: – La suppression d’arrière-plan. – La correction automatique (netteté, luminosité et contraste). – Les effets artistiques. – Faire avancer ou reculer l’image. – Attribuer une légende. |
Onglet Révision | Permet de suivre les modifications apportées au document, d’accepter ou de rejeter les modifications, et de laisser des commentaires pour collaborer efficacement avec d’autres utilisateurs. | Mêmes fonctionnalités que Word en ligne, mais propose en plus des options avancées telles que: – La comparaison de documents. – La combinaison des révisions des différents auteurs. |
Onglet Références | Propose juste l’insertion des tables de matières, notes de bas de pages et citations. | – Options avancées dans l’insertion des tables de matières, avec proposition de modèles prédéfinis. – En plus de l’insertion des tables de matières, notes de bas de pages et citations, propose l’insertion des tables d’illustrations et légendes, index et tables des références. |
Filigrane | Fonctionnalité non proposée. | Fonctionnalité d’application de filigrane, avec options de personnalisation. |
Bordure de page | Fonctionnalité non proposée. | Fonctionnalité d’application de bordure aux pages, avec options de personnalisation. |
Publipostage | Fonctionnalité non proposée. | Présence de l’onglet Publipostage avec des fonctionnalités permettant la fusion et l’impression de lettres personnalisées. |
Macros | Fonctionnalité non proposée. | Enregistrement et affichage des macros proposés dans l’onglet Affichage. |
E/ Excel en ligne
– Interface générale d’Excel en ligne
Je vous ai préparé l’illustration suivante pour vous présenter l’interface d’Excel en ligne:
Pour vous donner une idée concrète, je vous ai préparé cet exemple de classeur Excel créé par Excel en ligne et que vous pouvez consulter sur mon espace OneDrive, sans avoir besoin de compte Microsoft: Exemple de classeur sur Excel en ligne.
Conseil: Pour tirer profit de ce qui suit, visualisez l’exemple en ligne en parallèle de votre lecture.
– Onglets du ruban d’Excel en ligne
Le ruban d’Excel en ligne est composé des onglets principaux suivants:
- Menu Fichier : Contient des commandes pour créer un nouveau classeur, ouvrir un autre, ouvrir dans l’application de bureau, afficher et restaurer des versions précédentes du classeur (Section Informations), enregistrer-sous, imprimer, partager, exporter (en PDF) et définir les paramètres de format régional (Section Options).
- Onglet Accueil : propose les commandes de mise en forme du texte et des cellules, de formats des nombres, de mise en forme conditionnelle, de gestion des lignes et colonnes, de calcul de somme automatique et quelques autres formules usuelles, de tri et filtre, et de recherche et remplacement des données.
- Onglet Insertion : pour insérer des tableaux, images et formes, graphiques, liens hypertextes, commentaires et zones de texte.
- Onglet Partager: pour partager le classeur avec d’autres personnes, ou bien leur envoyer le lien vers le classeur ou directement le lien vers la feuille active. Les mêmes options sont offertes par le bouton “Partager”, tout à droite au dessus du ruban.
- Onglet Mise en page: pour paramétrer les options de mise en page liées à l’impression (quoi imprimer, format de papier, orientation, marges, échelle, etc), définir une zone d’impression, et pour insérer et supprimer des sauts de pages.
- Onglet Formules: pour insérer une fonction parmi les différents types de fonctions classées par catégories, pour définir et gérer les noms donnés aux cellules et plages de cellules, pour afficher l’ensemble des formules utilisées dans la feuille, et pour définir les options de calcul en manuel ou automatique.
- Onglet Données: pour trier et filtrer les données, fractionner le texte en colonnes, effectuer un remplissage instantané, supprimer les valeurs en doubles, contrôler la saisie par l’outil validation (liste déroulante, etc) et organiser les données en plan.
- Onglet Révision: pour insérer des commentaires ou les afficher, suivre les modifications apportées au classeur, vérifier l’orthographe et l’accessibilité, voir les statistiques du classeur, verrouiller la feuille active et insérer et gérer des notes.
- Onglet Affichage: pour figer des lignes ou colonnes, afficher ou non le quadrillage, les entêtes des lignes et colonnes et la barre de formule, effectuer du zoom, afficher le volet Navigation et appliquer la lecture immersive.
- Onglet Aide : vous propose des articles d’aide, une liste de raccourcis à utiliser, la liste des fonctions disponibles, et la possibilité d’envoyer vos commentaires à Microsoft pour signaler un problème ou propose une suggestion.
- Onglet Dessin: pour dessiner ce que vous voulez! Fonctionnalité sans aucune utilité, à mon avis, mais bon.
– Tableau comparatif Excel en ligne vs Version bureau
Dans le tableau suivant, je compare les fonctionnalités d’Excel en ligne par rapport à la version bureau (sans abonnement):
Fonctionnalité | Excel en Ligne | Excel Version Bureau (sans abonnement) |
---|---|---|
Afficher et restaurer des versions précédentes du classeur | Proposée à partir du menu Fichier – Informations – Historique des versions | Fonctionnalité non proposée (La récupération automatique proposée dans les options de la version bureau d’Excel n’est pas aussi efficace). |
Partage | Le partage est plus direct est fluide, ce qui est tout à fait normal pour une application en ligne. Le bouton “Partager” (en haut à droite du classeur) ou l’onglet “Partager” vous permettent de partager le classeur ou même juste la feuille active. | Le partage est aussi possible à partir du menu “Fichier”, mais n’est pas aussi simple et fluide que pour Excel en ligne. |
Onglet Insertion | Pas de possibilité d’insertion de: – Diagrammes SmartArt. – Modèles 3D. – Graphiques 3D. – Graphiques sparkline. – Objets WordArt. – Signatures. | En plus des objets basiques, permet d’insérer ceux non disponibles dans Excel en ligne. |
Onglet Formules | La vérification des formules est non disponible. | Options avancées de vérification de formules: – Vérification des erreurs. – Repérer les antécédents et les dépendants. |
Formules disponibles | La liste des formules disponibles est globalement la même dans Excel en ligne et la version bureau. En examinant cette liste dans les 2 versions, je n’ai trouvé que cette légère différence: Les formules suivantes sont absentes dans Excel en ligne: – amordegrc – cellule – rtd – informations – filtre.xml – serviceweb – urlencodage | |
Onglet Données | Existence d’un bouton “Nettoyer les données” (que je trouve pas très efficace, mais bon). – Pas d’analyse scénarios, ou feuille de prévision. | – Pas de bouton “Nettoyer les données”. – Option avancée de validation des données : Entourer les données non valides. – Options de prévision: Analyse scénarios et feuille de prévision. |
Onglet Révision | Pas de bouton “Traduire” comme pour la version bureau. | |
Onglet Affichage – Modes d’affichage | – Un seul mode d’affichage: Mode “Normal” (par défaut), avec possibilité d’insérer des sauts de pages manuels. – Mode particulier “Feuille personnelle”: utile lors de la collaboration avec d’autres utilisateurs, où vous pouvez effectuer du tri ou filtre de vos données dans cet affichage particulier à vous, sans perturber les autres. | – 4 modes d’affichages proposés: Normal, avec sauts de page, Mise en page, et mode personnalisé. – Le mode “Feuille” (Feuille personnelle) n’est disponible qu’à partir de la version 2021. |
Onglet Affichage – Figer les volets | La fonctionnalité “Figer les volets” offre plus d’aisance en proposant des options selon la cellule sélectionnée. Par exemple: Si la cellule sélectionnée est D3, les options de “Figer les volets” seront: – Figer au moment de la sélection (c’est à dire les 2 premières lignes et les 3 premières colonnes). – Ligne du haut. – Jusqu’à la ligne 3. – Première colonne. – Jusqu’à la colonne D. | |
Onglet Affichage | Pas de fonctionnalité pour fractionner les fenêtre, comme pour la version bureau. | |
Macros | Fonctionnalité non disponible. | Fonctionnalité proposée dans l’onglet “Affichage”. |
Onglet Dessin | Option pour dessiner sur la feuille. Fonctionnalité sans aucune utilité à mon avis! | Pas d’option de dessin. |
F/ PowerPoint en ligne
– Interface générale de PowerPoint en ligne
L’interface de PowerPoint en ligne est elle aussi globalement comparable à celle de la version PowerPoint installable localement. Voir l’illustration ci-dessous.
– Onglets du ruban de PowerPoint en ligne
Le ruban de PowerPoint en ligne est composé des onglets principaux suivants:
- Menu Fichier : Contient des commandes pour créer une nouvelle présentation, ouvrir une autre, ouvrir dans l’application de bureau, voir l’historique des versions de la présentation et restaurer celle qui vous convient (Section Informations), télécharger en tant que fichier PPT, PDF ou ensemble d’images, imprimer et partager.
- Onglet Accueil : Contient des commandes de mise en forme, d’insertion et de mise en page des diapositives, d’insertion et de mise en forme des formes, de recherche et de remplacement de texte, de dictée par microphone et d’application de styles de conception.
- Onglet Insertion : pour insérer une nouvelle diapositive, des zones de textes, tableaux, images, vidéos, audios, formes, symboles, graphiques SmartArt, liens hypertextes, commentaires et pieds de pages.
- Onglet Dessin : pour dessiner ce que vous voulez.
- Onglet Création : pour appliquer un thème prédéfini à la totalité de votre présentation, une mise page par diapositive, une taille de diapositives en 4:3, 16:9 ou personnalisée, et pour appliquer un arrière-plan.
- Onglet Transitions : pour appliquer des transitions et paramétrer leur durée entre diapositives, pour l’exécution en diaporama.
- Onglet Animations : pour appliquer des animations aux objets des diapositives et paramétrer le déclenchement et la durée de ces animations.
- Onglet Diaporama : pour lancer le diaporama, soit à partir de la première diapositive, soit à partir de la diapositive active.
- Onglet Révision : pour vérifier l’orthographe et l’accessibilité, ainsi que pour insérer et gérer des commentaires.
- Onglet Affichage : pour afficher la section des notes et les règles horizontale et verticale, pour appliquer un des 3 modes, Normal, Trieuse de diapositives ou Lecteur immersif, ainsi que pour appliquer un zoom.
- Onglet Aide : pour consulter les articles d’aide, contacter le support, envoyer un commentaire à Microsoft, visualiser la liste des raccourcis disponibles et pour s’informer des dernières nouveautés de Microsoft 365.
– Tableau comparatif PowerPoint en ligne vs Version bureau
Dans le tableau suivant, je compare les fonctionnalités de PowerPoint en ligne par rapport à la version bureau (sans abonnement):
Fonctionnalité | PowerPoint en Ligne | PowerPoint Version Bureau (sans abonnement) |
---|---|---|
Afficher et restaurer des versions précédentes de la présentation | Proposée à partir du menu Fichier – Informations – Historique des versions. | Fonctionnalité non proposée (La récupération automatique proposée dans les options de la version bureau de PowerPoint n’est pas aussi efficace). |
Partage | Le partage (à partir du bouton “Partager” en haut à droite du classeur, ou l’onglet “Partager” du ruban) est plus direct est fluide, ce qui est tout à fait normal pour une application en ligne. Le bouton “Partager”, en haut à droite du classeur, permet de partager la présentation ou même juste la diapositive active. | Le partage est aussi possible à partir du menu “Fichier”, mais n’est pas aussi simple et fluide que pour PowerPoint en ligne. |
Impression | 3 modes d’impression seulement: – Page entière: Une diapositive par page. – Pages de notes: Diapositives avec notes. – Document: 3 diapositives par pages. | Beaucoup plus de modes d’impression que la version en ligne. |
Changer l’orientation du texte (et non des formes) | Fonctionnalité non disponible. | Commande disponible dans l’onglet Accueil; 4 options proposées: Horizontal, Pivoter de 90°, Pivoter de 270°, et Empilé. |
Dictée par microphone | Proposée dans l’onglet Accueil. | Fonctionnalité non disponible. |
Onglet Insertion | Pas de possibilité d’insertion de: – Graphiques. – Objets WordArt. – Date et heure automatique en pied de page. – Equations mathématiques. | Propose les fonctionnalités manquantes dans PowerPoint en ligne. |
Onglet Dessin | Possibilité de dessiner une expression mathématique à la main et la convertir en texte, grâce à la commande Convertir – Maths. | |
Onglet Transitions | Pas de possibilité d’appliquer un son ou de définir un délai à une transition, comme pour la version bureau. | |
Onglet Diaporama | – Possibilité de sélectionner les diapositives à inclure dans le diaporama (Diaporama personnalisé). – Configurer la lecture ou non de la narration pour le diaporama. – Configurer l’utilisation ou non du minutage pour le diaporama. – Configurer l’affichage ou non des boutons multimédias pour le diaporama. | |
Onglet Affichage | 3 Modes d’affichage: Trieuse de diapositives, Normales, Lecteur immersif. | – 5 Modes d’affichage: Normal, Mode Plan, Trieuse de diapositives, Page de notes, Mode Lecture. – Propose la fonctionnalité Masque. – Possibilité d’afficher ou non le quadrillage. – Possibilité d’afficher ou non les repères d’alignement. |
Macros | Fonctionnalité non disponible. | Fonctionnalité pour créer et afficher des macros (Onglet Affichage). |
Liste de raccourcis clavier | Disponible à partir de l’onglet Aide. | Pas de liste. |
G/ Enregistrer un fichier Office en ligne
Dans Office en ligne, vous n’avez pas besoin d’enregistrer. Vos fichiers s’enregistrent automatiquement et instantanément dans le Cloud (OneDrive).
Mais, si vous voulez enregistrer une copie localement, c’est à dire sur votre ordinateur, c’est tout à fait possible :
- Votre fichier ouvert dans son application Office en ligne dédiée, que ce soit Word, Excel ou PowerPoint en ligne, cliquez sur le menu Fichier → Enregistrer sous → Télécharger une copie.
Pour OneNote en ligne, cliquez sur le menu Fichier → Informations → Modifier dans l’application de bureau. - Ou bien, dans OneDrive (onedrive.live.com), cliquez avec le bouton droit sur le nom de votre fichier → Télécharger.
H/ Modifier un fichier sur Office en ligne
Pour modifier un fichier dans Office en ligne:
- Accédez à une des adresses suivantes: https://www.microsoft365.com/ ou bien https://www.office.com/, ou encore https://onedrive.live.com.
- Cliquez sur le fichier voulu.
- Le fichier s’ouvre avec son application correspondante sur OneDrive, où vous pouvez apporter vos modifications.
I/ Changer la langue d’Office en ligne
Si jamais vous obtenez Office en ligne avec une autre langue, par exemple l’anglais ou autre, vous pouvez la changer comme suit:
- En haut à droite, cliquez sur l’icône “Aide” illustrée par le point d’interrogation.
- Cliquez sur le dernier lien, tout en bas du volet qui s’ouvre.
- Cliquez sur la langue de votre choix; le Français dans mon cas.
Fabrice Lambert est un spécialiste de l’informatique avec plus de 18 ans d’expérience dans le domaine.
Il a une connaissance approfondie des diverses applications Office, que ce soit Word, Excel, ou autres, et a animé, depuis 2005, plusieurs ateliers et formations dans le domaine informatique, notamment sur l’utilisation du système Windows et des applications Office.
Bonjour,
J’ai partagé des documents sur Onedrive avec autorisation de modification. Mes correspondants utilisant leur téléphone m’ont transmis qu’ils n’avaient pas l’accès en écriture en ligne. Comment dois-je procéder?
Merci de votre réponse
Lilas
Salut Lilas.
Il faudrait vérifier s’il n’y a pas quelque chose qui cloche dans les paramètres de partage dudit fichier.
Normalement, les options de partage sont par défaut définies sur «Les destinataires peuvent modifier le contenu» et «Les destinataires n’ont pas besoin d’avoir un compte Microsoft».
Mais, vérifiez tout de même : Dans OneDrive, cliquez avec le bouton droit sur le document –> Partager.
Vérifiez dans le volet de gauche, si c’est bien écrit sous les liens, l’expression “Modification possible”, et non “Affichage uniquement”.
J’attends votre retour sur la question.
Bonjour, article utile, mais j’aimerai savoir s’il est possible d’ouvrir directement un fichier existant se trouvant sur le disque local sans passer par OneDrive?
Salut Buisson.
J’ai pas vraiment saisi la question, mais si vous parlez de la possibilité de télécharger un fichier présent dans OneDrive sur votre ordinateur, c’est tout à fait possible; on en a parlé dans la section “C”de cet article.
Bien évidemment, vous devriez avoir une version locale de votre Office ou juste de l’application concernée installée sur votre ordinateur pour pouvoir travailler sur le fichier. Ou, à défaut, d’une autre suite bureautique qui permet d’ouvrir les fichiers Office de Microsoft, notamment LibreOffice et OpenOffice.
L’avantage d’Office Online en fait, est qu’il vous épargne cette exigence et constitue donc une suite office accessible à tout le monde, de partout.
J’espère avoir répondu à votre question, Buisson; sinon, je reste à votre disposition pour d’autres précisions.