Personnaliser la barre d’outils Accès rapide dans Office

La suite bureautique MS Office propose depuis sa version 2007 une barre d’outils appelée «Barre d’outils Accès rapide».

Cette barre est placée par défaut au dessus du ruban, et fournit comme son nom l’indique, un accès rapide à certains outils.

Seulement, la barre d’outils Accès rapide est trop pauvre en éléments et n’offre l’accès par défaut qu’à 3 outils qui sont, comme illustré sur l’image à droite : «Enregistrer», «Annuler» et «Rétablir».

Mais cette situation n’est pas immuable, et heureusement qu’on peut personnaliser cette barre d’outils Accès rapide comme bon nous semble, et l’enrichir donc en différents éléments et outils qu’on juge indispensables pour y accéder rapidement et atteindre de ce fait une meilleure productivité.

I- Personnaliser la barre d’outils Accès rapide dans Office 2007 et ultérieures

1– Ajouter un outil à la barre Accès rapide :

Il y a 3 méthodes pour ajouter un outil à la barre d’outils Accès rapide dans Office 2007 et ultérieures : les 2 premières sont spécifiques et particulières, et la 3^ème est  plus générale et complète.

– 1^ère méthode : A partir de la liste proposée par la barre d’outils Accès rapide elle-même.

Cliquez sur la flèche à droite de la barre Accès rapide → Sélectionner l’élément que vous voulez ajouter.

Cette méthode est particulière et ne permet d’ajouter que les outils standards qui peuvent différer d’une application Office 2007 et ultérieures à une autre.

Les outils proposés par exemple par la barre d’outils Accès rapide de Word 2007 et ultérieures sont différents de ceux proposés par Excel 2007 et ultérieures.

– 2^ème méthode : A partir du ruban Office.

Cette méthode est meilleure que la première, puisque le ruban Office offre beaucoup plus d’outils à ajouter à la barre d’outils Accès rapide, que ceux proposés par la liste de cette dernière.

Repérez dans le ruban Office l’outil auquel vous voulez accéder rapidement à partir de la barre d’accès rapide → Cliquez avec le bouton droit → Cliquez sur «Ajouter à la barre d’outils Accès rapide».

• Notez que si vous choisissez d’ajouter  un outil appartenant à ensemble de variantes de même nature, toutes les variantes de cet outil sont ajoutées à la barre d’outils Accès rapide, et heureusement d’ailleurs, pour offrir ainsi plus d’options à l’utilisateur.
• Cette méthode suppose que vous savez déjà où retrouver l’outil à ajouter, parmi les différents groupes des différents onglets du ruban Office! Chose qui n’est pas toujours aisée. D’où l’utilité de la 3ème méthode.

– 3^ème méthode : A partir de la fenêtre «Options»

C’est la méthode la plus complète puisqu’elle fournit tous les outils possibles proposés par l’application Office sur laquelle vous travaillez.

Cliquez avec le bouton droit sur la barre d’outils Accès rapide → Cliquez sur«Personnaliser la barre d’outils Accès rapide».

[ Ou aussi : Cliquez sur la flèche à droite de la barre d’outils Accès rapide (comme illustré dans l’image de la 1^ère méthode) → Cliquez sur «Autres commandes»].

La fenêtre «Options» s’ouvre comme illustré sur l’image ci-dessous → Choisissez la catégorie où vous voulez cherchez l’outil à ajouter (voir (1) dans l’image). Si vous ne savez pas, choisissez tout simplement la catégorie «Toutes les commandes» → Sélectionnez l’outil voulu à partir de la liste des commandes (voir (2) de l’image). Vous pouvez dérouler cette liste pour repérer la commande à ajouter → Cliquez sur le bouton «Ajouter» (voir (3) de l’image) → lorsque vous aurez ajouté toutes les commandes que vous voulez, cliquez sur «Ok».

• Notez que la fenêtre «Options» dont il est question, est aussi accessible via le bouton Office dans Office 2007 et le menu Fichier dans Office 2010 et ultérieures. Mais la méthode qu’on vient de voir est à mon sens plus aisée, puisque vous y accédez directement au volet de personnalisation de la barre d’outils Accès rapide.
• L’exemple d’ajout de l’outil «Enregistrer tout» illustré dans l’image a été traité dans un autre tutoriel où j’ai expliqué l’utilité d’un tel outil à portée de main. C’est le tutoriel Enregistrer en un seul clic tous les documents ouverts dans Word 2007 et ultérieures.

2– Supprimer un outil de la barre Accès rapide :

Pour éliminer une commande de la barre d’Accès rapide, cliquez avec le bouton droit sur l’élément en question → puis, cliquez sur «Supprimer de la barre d’outils Accès rapide».

Notez que vous pourrez toujours le ré-ajouter ultérieurement si vous en avez besoin.

3– Changer l’ordre de positionnement des outils de la barre Accès rapide :

Pour modifier la position d’une commande de la barre d’Accès rapide par rapport aux autres : Cliquez avec le bouton droit sur cette barre → Cliquez sur «Personnaliser la barre d’outils Accès rapide» → Dans le volet de droite de la fenêtre «Options» qui s’ouvre (où sont listées les commandes de votre barre d’outils), sélectionnez la commande voulue → Cliquez sur le bouton Monter ou Descendre comme illustré dans l’image → puis sur Ok. (L’action «Monter» va faire bouger l’outil vers la gauche de la barre d’accès rapide, et «Descendre» vers la droite).

4– Rétablir les paramètres par défaut de la barre Accès rapide :

Il se peut que vous vouliez réinitialiser la barre d’Accès rapide pour retrouver sa configuration par défaut.

Si c’est le cas, Cliquez sur cette barre avec le bouton droit → puis cliquez sur «Personnaliser la barre d’outils Accès rapide» → Tout en bas du volet droit de la fenêtre «Options» qui s’ouvre, cliquez sur «Réinitialiser».

Et la barre d’accès rapide retrouvera ses paramètres par défaut, c’est à dire, et dans l’ordre les trois commandes «Enregistrer», «Annuler» et «Rétablir».

Faîtes donc attention, car cette manipulation de réinitialisation de la barre d’accès rapide supprimera toutes les modifications et personnalisations que vous avez effectuées auparavant!

II – Modifier l’emplacement de la barre d’outils Accès rapide dans Office 2007 et ultérieures

Il faut savoir que vous pouvez changer la position de votre barre d’accès rapide, mais seulement entre 2 positions : Soit au dessus du ruban Office (sa position par défaut), soit en dessous.

• Pour positionner cette barre au dessous du ruban : Cliquez sur elle avec le bouton droit → puis sur «Afficher la barre d’outils Accès rapide sous le ruban».
• Pour la positionner au dessus du ruban : Cliquez sur elle avec le bouton droit → puis sur «Afficher la barre d’outils Accès rapide au-dessus du ruban».

Si vous voulez mon avis, il n’y a pas un grand intérêt à mettre la barre d’accès rapide sous le ruban, autre que de faire rapprocher ses outils de la zone de travail de votre application! Au contraire, elle vous fera perdre plus d’espace vertical par rapport à sa position par défaut.

Mais c’est bien de le savoir.

III- Exporter la personnalisation de la barre d’outils Accès rapide dans Office 2010 et ultérieures

Cet élément a été traité dans un article séparé. Voir Exporter les personnalisations du ruban et de la barre Accès rapide de MS Office 2010 et ultérieures.

Fabrice Lambert

Fabrice Lambert est un spécialiste de l’informatique avec plus de 18 ans d’expérience dans le domaine.

Il a une connaissance approfondie des diverses applications Office, que ce soit Word, Excel, ou autres, et a animé, depuis 2005, plusieurs ateliers et formations dans le domaine informatique, notamment sur l’utilisation du système Windows et des applications Office.