MS Excel est un logiciel qui fait partie de la suite bureautique MS Office.

C’est un logiciel tableur et grapheur : On l’appelle ainsi parce qu’il permet de créer et gérer facilement les tableaux (mieux que les autres applications MS office), et d’en créer des graphiques de tous types (Histogrammes, courbes, secteurs, nuages de points …). Son autre point fort est qu’il permet de faciliter les calculs avec formules grâce aux innombrables fonctions qu’il fournit et qui vous seront surement utiles dans vos bons de commandes, factures, relevés de notes ou bulletins de paie.

Dans ce tutoriel d’initiation, on va présenter en détail les caractéristiques de MS Excel 2003 et son interface qui le distinguent des autres applications MS Office.

1- Introduction :

Les fichiers créés par Excel sont reconnaissables grâce au logo Excel (voir l’image à droite) et l’extension de fichiers en .xls (Pour les fichiers Excel de versions plus récentes que 2003, l’extension est en .xlsx).

[ Pour plus d’informations sur les extensions des fichiers MS Office, voir Tableau d’extensions des fichiers MS Office. ]

Les fichiers dans Excel sont dits «Classeurs», qui sont constitués de plusieurs «Feuilles» organisées chacune en Lignes (horizontalement) et Colonnes (verticalement). Le quadrillage d’Excel permet de distinguer les lignes et colonnes. Les intersections entre lignes et colonnes sont appelées «Cellules». Ce sont les cellules qui abritent les données dans Excel.

2- Interface de MS Excel 2003 et définitions :

1- Nom du Fichier : Le nom du fichier est indiqué sur la barre de titre (Tout en haut de la fenêtre) comme dans toutes les autres applications Office. Comme on l’a dit, un fichier Excel est un classeur constitué de plusieurs feuilles.

Notez que Excel nomme automatiquement un nouveau fichier créé par «Classeur1»; et si vous en créez plusieurs sans les fermer ou les enregistrer sous un nouveau nom, Excel incrémente le chiffre dans leurs noms (c’est à dire Classeur2, Classeur3, etc).

2- Espace de Travail : C’est là que vous entrerez vos données.

3- Onglets de Feuilles : On a dit que chaque classeur est constitué de plusieurs feuilles qui peuvent abriter n’importe quel type de données vous y entreriez.

Les feuilles sont nommées par Excel sous forme de «Feuil1», «Feuil2» … tant que vous ne les renommiez pas.

Elles sont disposées en onglets sur lesquels vous pouvez cliquer pour activer et travailler dans la feuille que vous voulez. La feuille active est reconnaissable par son onglet enfoncé et ouvert (Dans l’illustration de haut, c’est la feuille 1 qui est active et qui est donc prête à recevoir des données).

Par défaut, Excel crée pour chaque classeur trois feuilles, mais vous pouvez en créer tant que vous voulez, et supprimer bien sûr.

• Pour insérer une feuille : Menu “Insertion” –> Feuille. ou bien cliquez avec le bouton droit sur un onglet de feuille –> insérer –> Feuille.

La feuille s’insérera à gauche de la feuille sélectionnée.

• Pour supprimer une feuille : Cliquez sur l’onglet de la feuille concernée –> Menu “Edition” –> Supprimer une feuille. Ou bien, cliquez avec le bouton droit sur un onglet de feuille –> supprimer.

Notez que la feuille supprimée ne peut être récupérée, sauf si vous fermer votre fichier sans enregistrer, mais vous risquez bien sûr de perdre les autres modifications non enregistrées.

4- Boutons de défilement : Ils servent à faire apparaître les onglets de feuilles qui sont décalés et de fait non visibles directement lorsque vous créez beaucoup de feuilles dont le nombre dépasse l’espace offert pour les noms d’onglets. Vous pouvez donc à travers ces boutons défiler la barre des onglets de feuilles vers le suivant (à droite) ou le dernier, comme vers le précédent (à gauche) et le tout premier. Essayer de vous en souvenir et de vous en servir lorsque vous aurez sous la main un classeur de 20 feuilles! :)

5- et 6- Entêtes de Colonnes et de Lignes : Comme dit dans l’introduction, une feuille Excel est organisée en lignes et colonnes, et c’est grâce à leurs entêtes qu’on les distingue (par leurs noms) et qu’on les sélectionne.

Les lignes sont nommées en chiffres, et les colonnes par défaut en lettres.

7- Cellules : Comme dit dans l’introduction, une cellule est l’intersection d’une colonne et d’une ligne, ce qui permet d’ailleurs de déterminer son nom.

C’est la cellule sélectionnée (en cliquant dessus) qui reçoit vos données. Notez que lorsque vous sélectionnez une cellule, sa bordure devient en gras et les entêtes de sa ligne et colonne correspondantes sont mises en surbrillance (colorées), ce qui vous facilite la reconnaissance de sa référence qui d’ailleurs s’affiche dans la «zone nom».

Notez que pour se déplacer entre les cellules, à part  la souris bien sûr, vous pouvez utiliser le clavier :

• Pour un déplacement horizontal (en ligne), utilisez soit la touche «Tabulation», représentée aussi par «Tab» dans certains claviers ou sous forme de double-flèche horizontale (voir l’image à droite), soit les touches fléchées horizontales de droite et de gauche.

Pour se déplacer entre les cellules vers la gauche en utilisant la touche «tabulation», vous devez la combiner à la touche «Shift» (en maintenant celle-ci appuyée et taper sur la touche «Tab»).

• Pour un déplacement vertical (en colonne), utilisez la touche Entrée ou bien les touches fléchées verticales de haut et de bas.

Pour se déplacer entre les cellules vers le haut en utilisant la touche «Entrée», vous devez la combiner à la touche «Shift» (en maintenant celle-ci appuyée et taper sur la touche «Entrée»).

8- Zone Nom : Elle affiche le nom ou référence de la cellule sélectionnée. Le nom d’une cellule est constitué du nom de sa colonne et de celui de sa ligne. Dans l’exemple de l’illustration ci-dessus, la cellule sélectionnée comme indiqué dans la zone nom est la cellule «D4», c’est à dire l’intersection de la colonne D et de la ligne 4.

Elle peut être utile pour naviguer vers une cellule déterminée en y entrant précisément son nom sans avoir à utiliser les barres de défilement, surtout lorsque cette cellule est très lointaine. Essayez d’y taper par exemple «E5000». Pour revenir en haut, retapez dans la zone nom «A1»par exemple.

La zone nom indique aussi la plage de cellules sélectionnée,

c’est à dire le nombre de lignes et colonnes, avant que vous ne lâchiez le curseur. Dans l’exemple de l’image à droite, on a sélectionné une plage de cellules constituée de 10 lignes et 3 colonnes.

Le nom (ou référence) d’une cellule est très très important dans les formules de calcul, comme vous verrez dans d’autres cours.

9- Barre de Formule : Elle est appelée ainsi parce qu’elle permet de recevoir et de modifier les formules de calcul que vous pouvez y insérer. Mais elle reçoit aussi les autres données que vous entrez dans les cellules; et si la zone nom indique le nom de la cellule, la barre de formule elle, affiche son contenu. Vous pouvez donc y entrer directement vos données en cliquant bien sûr sur la cellule voulue, ce qui n’est pas très commode mais qui s’avère utile lorsque vous voulez modifier ce contenu sans avoir à double-cliquer dans la cellule (puisque le simple clic ne permet que de la sélectionner).

10- Insérer une fonction : vous permet à travers l’assistant d’insérer des fonctions pour vos calculs.

Vous pouvez voir plus de détails et des exemples dans le cours «Fonctions de Calcul dans Excel».

11- Barres de défilement : l’utilité des barres de défilement horizontal et vertical présentes dans toutes les applications Office est intuitif, et vous permet de défiler le contenu de votre travail lorsque l’espace de la fenêtre ne le permet pas en une seule vue.

3- Indications importantes sur Excel :

• Quadrillage et Bordure de cellules : Comme on a dit tout au début,

le quadrillage d’Excel permet de distinguer les lignes et colonnes et de déterminer de ce fait les cellules. Seulement, ce quadrillage ne signifie pas que vos cellules auront une bordure lors de l’impression. Donc si vous voulez obtenir un tableau (avec bordures), vous devez sélectionner votre ou vos cellule(s) et utiliser l’outil «Bordures» de la barre d’outils «Mise en Forme».

• Forme du curseur : Le curseur dans Excel prend la forme

d’un «signe plus», et qui redevient une barre verticale «|» (comme dans les traitements de texte) lorsqu’il est à l’intérieur d’une cellule (en y entrant des données).

• Disposition du contenu dans les cellules :La disposition (ou alignement horizontal) du contenu d’une cellule dans Excel est différente selon le type de données : Alphabétique (Texte) ou Numérique (Chiffres).

– Contenu Alphabétique : Le texte est aligné vers la gauche.

– Contenu numérique : Les chiffres sont alignés vers la droite.

• Nombre maximal de feuilles par classeur : Le nombre maximal de feuilles possibles par classeur n’est limité que par la quantité de mémoire disponible.
• Nombre de lignes et colonnes dans une feuille :

Ce nombre est de 65536 lignes et 256 colonnes.

Comme dit tout en haut, les lignes sont numérotées au niveau de leurs entêtes de 1 à 65536. Alors que les colonnes peuvent présenter deux types de numérotation  : en style de «référence en Lettres» de A à IV, et en style L1C1 : de 1 à 256).

Pour vérifier, testez en entrant dans la Zone Nom : «IV65536» (pour revenir au tout début de la feuille, tapez dans la zone nom par exemple «A1»), ou bien cliquez sur le bouton «Sélectionner Tout» sans relâcher le curseur et regardez l’indication dans la zone nom! (Le bouton «Sélectionner Tout» permet de sélectionner toutes les cellules de la feuilles).

• Largeur maximale du contenu des colonnes : les colonnes peuvent contenir un maximum de 255 caractères.
• Longueur maximale du contenu des cellules : Les cellules peuvent contenir un maximum de 32767 caractères. A noter que l’affichage maximal dans une cellule est de 1024 caractères, alors que le nombre de 32767 est affichable dans la barre de formule.
• Longueur du contenu des formules : Une formule peut contenir en maximum 1024 caractères.
• Nombre d’arguments dans une fonction : Une fonction peut contenir un maximum de 30 arguments.
• Nombre de niveaux de fonctions imbriqués : l’imbrication dans les fonctions d’Excel 2003 peut atteindre 7 niveaux.

Pour avoir une idée sur les fonctions et les formules de calcul, vous pouvez voir quelques exemples, notamment une introduction avec le calcul de la moyenne dans Les fonctions de calcul dans Excel, ainsi que le calcul de la somme dans Calcul de la somme automatique dans Excel.

Fabrice Lambert

Fabrice Lambert est un spécialiste de l’informatique avec plus de 18 ans d’expérience dans le domaine.

Il a une connaissance approfondie des diverses applications Office, que ce soit Word, Excel, ou autres, et a animé, depuis 2005, plusieurs ateliers et formations dans le domaine informatique, notamment sur l’utilisation du système Windows et des applications Office.