Enregistrement automatique des fichiers MS Office 2007 et ultérieures

Lorsque vous travaillez avec un fichier MS Office 2007 et ultérieures, que ce soit dans Word, Excel, PowerPoint, Publisher, OneNote ou Project, vous avez une option d’enregistrement automatique qui vous épargne le fait de veiller à enregistrer manuellement votre fichier de façon régulière pour peur de perdre brusquement vos mises à jour et modifications effectuées à votre fichier à cause d’un plantage du système ou de votre application Office par exemple, ou même d’une coupure d’électricité ou panne matérielle quelconque…

[Si vous utilisez MS Office 2003, regardez plutôt vers Enregistrement automatique des fichiers dans MS Office 2003].

Cette option d’enregistrement ou de récupération automatique de vos fichiers dans Office 2007 et ultérieures, vous facilite le travail en enregistrant automatiquement votre fichier toutes les x minutes, délai que vous pouvez configurer comme nous le verrons tout de suite.

Elle se trouve dans la fenêtre «Options», à laquelle vous pouvez accéder par différentes façons selon l’application Office utilisée, et qu’on détaille ci-après.

1– Enregistrer automatiquement les fichiers MS Office 2007

• Dans Word, Excel, PowerPoint et Publisher 2007 :  Bouton Office → Options «Nom de l’application» (par exemple «Options Word»…) → Enregistrement → Cochez, si elle ne l’est pas, la case : « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les » → et définissez la durée (en minutes) qui vous convient → et validez par « Ok« . (Voir l’illustration).
• Dans Project 2007 : Menu «Outils» → Options → Enregistrement → Cochez la case « Enregistrer toutes les … ».
• Dans OneNote 2007 (en anglais) : Menu «Tools» → Options → Backup.
• Pour OneNote 2007 (en anglais), la case à cocher contient le texte suivant : «Automatically back up my notebook at the following time interval».

Par défaut, l’option d’enregistrement ou récupération automatique est définie sur « 10 minutes»; durée qui me paraît un peu longue, vu qu’on peut modifier énormément un fichier en 10 minutes. C’est pourquoi je préconise de la définir en 2 à 3 minutes, au plus 5.

2– Enregistrer automatiquement les fichiers MS Office 2010 et ultérieures

• Dans Word, Excel, PowerPoint et Publisher 2010 et ultérieures : Onglet «Fichier» → Options → Enregistrement.
• Dans OneNote 2010 et ultérieures : Onglet «Fichier» → Options → Enregistrer et sauvegarder.
• Dans Project 2010 : Onglet «Fichier» → Options → Enregistrer.

→ Enfin cochez, si elle ne l’est pas, la case : « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les » → et définissez le nombre de minutes qui vous convient. (je vous conseille de choisir une durée de 2 à 3 minutes, au maximum 5) → et validez par « Ok».

– Dans Project 2010, l’option est intitulée  « Enregistrer automatiquement toutes les … ».

– Pour OneNote 2010 et ultérieures, la case à cocher contient le texte suivant : «Sauvegarder automatiquement mon bloc-notes selon l’intervalle de temps indiqué».

Notez que par défaut, l’option d’enregistrement ou récupération automatique est définie à «10 minutes» ; changez la à votre guise pour correspondre avec votre rythme de travail. Mais, à mon avis, 5 minutes me paraît suffisante.

Notez enfin qu’aussi bien pour toutes les versions de MS Office:

Dans Access, vous ne trouverez pas l’option d’enregistrement automatique puisque Access enregistre automatiquement vos données dès que vous quittez le champs de données (par Entrée, Tabulation ou autre). Ce qui est une bonne chose d’ailleurs.

Fabrice Lambert

Fabrice Lambert est un spécialiste de l’informatique avec plus de 18 ans d’expérience dans le domaine.

Il a une connaissance approfondie des diverses applications Office, que ce soit Word, Excel, ou autres, et a animé, depuis 2005, plusieurs ateliers et formations dans le domaine informatique, notamment sur l’utilisation du système Windows et des applications Office.